Thủ tục thuê xe nâng: Quy trình và giấy tờ cần biết

     Khi cần bổ sung xe nâng cho kho, nhà máy hoặc công trình, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm thủ tục thuê xe nâng gồm những gì, cần chuẩn bị giấy tờ nào và mất bao lâu để nhận xe. Thực tế, quy trình thuê xe nâng không quá phức tạp. Nếu xác định đúng nhu cầu và chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thống nhất phương án, ký hợp đồng và đưa xe vào vận hành.

     Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình thuê xe nâng từ bước tư vấn đến bàn giao, đồng thời biết những nội dung cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng.

Thủ tục thuê xe nâng gồm những gì?

Thông thường, một quy trình thuê xe nâng sẽ gồm 6 bước chính:

1. Cung cấp nhu cầu sử dụng xe.

2. Tư vấn và lựa chọn loại xe phù hợp.

3. Khảo sát thực tế nếu cần.

4. Báo giá và thống nhất điều khoản thuê.

5. Ký hợp đồng.

6. Bàn giao xe và hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

     Với những nhu cầu thông thường, doanh nghiệp không cần thực hiện quá nhiều thủ tục. Quan trọng nhất là cung cấp chính xác tải trọng, môi trường làm việc, chiều cao nâng, thời gian thuê và địa điểm sử dụng.

Quy trình thuê xe nâng từ tư vấn đến bàn giao

1. Cung cấp nhu cầu thuê xe nâng

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quyết định đến việc lựa chọn xe.

Doanh nghiệp nên cung cấp cho đơn vị cho thuê những thông tin cơ bản như:

+ Tải trọng cần nâng: 1,5 tấn, 2,5 tấn, 3 tấn, 5 tấn…

+ Loại hàng hóa cần nâng.

+ Chiều cao nâng.

+ Không gian làm việc: kho, nhà máy, bãi hàng hay ngoài trời.

+ Thời gian dự kiến thuê.

+ Địa điểm đưa xe đến sử dụng.

+ Cường độ làm việc: số giờ hoặc số ca mỗi ngày.

Ví dụ, kho hàng có lối đi hẹp và cần nâng hàng lên kệ cao sẽ có yêu cầu rất khác so với bãi vật liệu ngoài trời cần nâng hàng nặng. Vì vậy, không nên chỉ cung cấp tải trọng rồi yêu cầu báo giá. Thông tin về môi trường làm việc sẽ giúp đơn vị cho thuê tư vấn đúng loại xe ngay từ đầu.

2. Tư vấn và lựa chọn loại xe

Sau khi tiếp nhận nhu cầu, đơn vị cho thuê sẽ xác định loại xe phù hợp.

Một số dòng xe thường được sử dụng gồm:

+ Xe nâng tay điện: phù hợp với kho hàng, vận chuyển pallet và công việc nâng hạ trong phạm vi ngắn.

+ Xe nâng điện ngồi lái: phù hợp nhà máy, kho kín và những khu vực yêu cầu hạn chế khí thải.

+ Xe nâng dầu ngồi lái: phù hợp nâng hàng nặng, làm việc ngoài trời hoặc môi trường có điều kiện vận hành khắc nghiệt hơn.

+ Reach Truck: phù hợp kho cao tầng, lối đi hẹp và nhu cầu lấy hàng trên hệ thống kệ cao.

Việc lựa chọn đúng loại xe giúp doanh nghiệp tránh tình trạng xe đủ tải nhưng không phù hợp với không gian hoặc cường độ làm việc.

Xem thêm: Thuê xe nâng theo nhu cầu doanh nghiệp

Xem thêm: Thuê xe nâng cho nhà máy: Chọn xe thế nào?

Xem thêm: Thuê xe nâng cho kho hàng: Chọn xe thế nào?

3. Khảo sát thực tế nếu cần

Không phải trường hợp nào cũng cần khảo sát. Tuy nhiên, với những công việc đặc thù, đây là bước nên thực hiện.

– Đơn vị cho thuê có thể khảo sát:

+ Chiều rộng lối đi.

+ Chiều cao cửa kho.

+ Chiều cao kệ hàng.

+ Mặt nền.

+ Khu vực quay đầu của xe.

+ Điều kiện làm việc trong và ngoài nhà xưởng.

+ Không gian khi đưa xe vào container.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp cần thuê xe nâng làm việc trong container, kho có lối đi hẹp hoặc nâng hàng ở độ cao lớn, khảo sát thực tế sẽ giúp hạn chế việc chọn sai cấu hình xe.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi thuê xe nâng

Để việc ký hợp đồng diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một số thông tin và giấy tờ cần thiết.

1. Hồ sơ phía bên thuê

Thông thường có thể gồm:

+ Thông tin đăng ký doanh nghiệp.

+ Thông tin người đại diện ký hợp đồng.

+ Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền nếu người ký không phải đại diện pháp luật.

+ Thông tin xuất hóa đơn VAT nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

+ Địa chỉ chính xác nơi sử dụng xe.

Tùy từng hợp đồng và chính sách của đơn vị cho thuê, hồ sơ thực tế có thể thay đổi.

2. Hồ sơ và giấy tờ từ bên cho thuê

Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cho thuê cung cấp các tài liệu liên quan đến xe và hợp đồng, chẳng hạn:

+ Hợp đồng thuê xe nâng.

+ Biên bản bàn giao.

+ Thông số kỹ thuật của xe.

+ Tình trạng xe tại thời điểm bàn giao.

+ Hồ sơ kiểm tra hoặc kiểm định áp dụng cho thiết bị theo quy định.

+ Điều khoản bảo dưỡng và hỗ trợ kỹ thuật.

Điểm quan trọng không phải là có thật nhiều giấy tờ, mà là các thông tin liên quan đến xe, trách nhiệm của hai bên và điều kiện thuê phải được thể hiện rõ trong hợp đồng.

Hợp đồng thuê xe nâng cần có những nội dung gì?

Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các điều khoản liên quan đến chi phí và trách nhiệm vận hành.

Một hợp đồng thuê xe nâng nên làm rõ:

1. Thời gian thuê: Ngày bắt đầu, thời hạn thuê và điều kiện gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng.

2. Đơn giá thuê: Mức giá theo tháng hoặc theo thời gian thỏa thuận, đồng thời xác định rõ các khoản chi phí đã bao gồm.

3. Chi phí bảo dưỡng: Xác định bên nào chịu trách nhiệm bảo dưỡng định kỳ và xử lý các vấn đề kỹ thuật.

4. Xử lý khi xe gặp sự cố: Thời gian tiếp nhận, sửa chữa và phương án thay thế xe nếu xe không thể tiếp tục vận hành.

5. Điều kiện bàn giao: Tình trạng xe, phụ kiện đi kèm và các thông tin được ghi nhận tại thời điểm bàn giao.

6. Trách nhiệm của bên thuê: Quy định về người vận hành, cách sử dụng và trách nhiệm đối với những hư hỏng do vận hành sai.

Đây là những nội dung doanh nghiệp nên thống nhất trước khi nhận xe, thay vì chờ đến khi phát sinh sự cố mới xử lý.

Bàn giao xe và nghiệm thu

Sau khi hợp đồng được ký, xe sẽ được đưa đến địa điểm đã thống nhất.

Trước khi đưa vào sử dụng, hai bên nên kiểm tra:

+ Ngoại hình và tình trạng xe.

+ Khả năng vận hành.

+ Hệ thống nâng hạ.

+ Bình điện hoặc nhiên liệu tùy loại xe.

+ Lốp xe.

+ Bộ càng và các phụ kiện đi kèm.

+ Thông số kỹ thuật cần thiết.

+ Tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao.

Các nội dung này nên được ghi nhận trong biên bản bàn giao. Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp hai bên có cơ sở đối chiếu trong suốt thời gian thuê và hạn chế tranh chấp về tình trạng xe sau này.

Sau khi thuê xe nâng, doanh nghiệp được hỗ trợ như thế nào?

Thủ tục không kết thúc ở thời điểm bàn giao xe.

Đối với hợp đồng thuê dài hạn, doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ đầu về:

+ Lịch bảo dưỡng.

+ Kênh liên hệ khi xe gặp sự cố.

+ Thời gian phản hồi kỹ thuật.

+ Phương án sửa chữa hoặc thay thế xe khi cần.

+ Trách nhiệm của hai bên trong quá trình sử dụng.

Đây cũng là yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi so sánh các đơn vị cho thuê xe nâng, thay vì chỉ nhìn vào giá thuê hàng tháng. Một mức giá thấp nhưng thời gian xử lý sự cố chậm có thể khiến hoạt động kho hoặc sản xuất bị gián đoạn và phát sinh chi phí lớn hơn.

Thuê xe nâng mất bao lâu để hoàn tất thủ tục?

+ Thời gian phụ thuộc vào loại xe, địa điểm, hồ sơ và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

+ Với nhu cầu thông thường, nếu hai bên đã thống nhất được loại xe, thời gian thuê, đơn giá và điều khoản hợp đồng, việc hoàn thiện hồ sơ và bàn giao có thể được thực hiện khá nhanh.

+ Đối với những trường hợp cần khảo sát hiện trường, lựa chọn cấu hình đặc biệt hoặc điều chuyển xe từ địa điểm khác, thời gian chuẩn bị có thể lâu hơn.

+ Vì vậy, nếu doanh nghiệp có kế hoạch đưa xe vào sử dụng vào một ngày cụ thể, nên liên hệ trước thời điểm cần xe để có phương án chủ động.

5 lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng thuê xe nâng

Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra nhanh 5 vấn đề:

1. Xe có phù hợp với công việc không?
Không chỉ xem tải trọng mà cần kiểm tra chiều cao nâng, lối đi và môi trường làm việc.

2. Giá thuê đã bao gồm những gì?
Làm rõ bảo dưỡng, sửa chữa, vận chuyển, VAT và các chi phí liên quan.

3. Ai chịu trách nhiệm khi xe gặp sự cố?
Điều khoản này cần được ghi rõ trong hợp đồng.

4. Tình trạng xe khi bàn giao ra sao?
Nên có biên bản ghi nhận cụ thể.

5. Đơn vị cho thuê có hỗ trợ kỹ thuật không?
Đặc biệt quan trọng với hợp đồng thuê dài hạn và xe hoạt động liên tục.

Thuê xe nâng tại Xe Nâng Bình Minh

Xe Nâng Bình Minh cung cấp các giải pháp cho thuê xe nâng từ 1,5 – 10 tấn, phục vụ kho hàng, nhà máy, khu công nghiệp và nhiều môi trường làm việc khác nhau.

Các dòng xe nâng Heli cho thuê gồm:

+ Xe nâng tay điện.

+ Xe nâng điện ngồi lái.

+ Xe nâng dầu ngồi lái.

+ Reach Truck.

Doanh nghiệp có thể cung cấp trước các thông tin về tải trọng, chiều cao nâng, môi trường làm việc và thời gian thuê. Đội ngũ kỹ thuật sẽ dựa trên nhu cầu thực tế để tư vấn phương án phù hợp.

Trong quá trình thuê, doanh nghiệp được hỗ trợ kỹ thuật và có phương án xử lý khi thiết bị phát sinh vấn đề.

Cần thuê xe nâng cho kho hoặc nhà máy?

Liên hệ 0967 451 836 để được tư vấn loại xe phù hợp và báo giá theo nhu cầu thực tế.

Công ty TNHH xe nâng Bình Minh đang là đơn vị phân phối và cho thuê xe nâng Heli số 1 Việt Nam.

Chúng tôi độc quyền thương hiệu Heli tại Việt Nam. TOP 1 phân phối xe nâng mới từ năm 2019.

Hệ thống VP và kho bãi chuyển nghiệp trên khắp toàn quốc:

+ Hà Nội: Tòa nhà Phúc Đồng Building, P. Phúc Đồng, Q. Long Biên, Hà Nội – Kho tại KCN Đài Tư- Hà Nội.

+ Bắc Ninh: Trung tâm 3s tại số 2 đường TS2, KCN Tiên Sơn, H.Tiên Du, Bắc Ninh.

+ Nghệ An:

+ Đà Nẵng: Tầng 1-2; căn Shophouse Lô A4-12; Nguyễn Sinh Sắc, Phường Hòa Minh, Quận Liên Chiểu, Đà Nẵng.

+ Hồ Chí Minh: Tầng 10, Tòa nhà Gia Định, số 566 QL 13,P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, Hồ Chí Minh- kho Tam Bình.

+ Đồng Nai: 12 đường 2A KCN Biên Hòa 2, TP.Biên Hòa, Đồng Nai.

Hệ thống của chúng tôi luôn có sẵn trên 300 chiếc xe nâng mới các loại. Luôn đáp ứng đủ quý khách cần mua và cần thuê hiện nay.

Giá thuê xe nâng HeLi: Giá thuê xe nâng: Bảng giá tham khảo

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thuê xe nâng

Thuê xe nâng có cần đặt cọc không?

+ Có thể có. Mức đặt cọc và phương thức thanh toán phụ thuộc vào chính sách của từng đơn vị và điều khoản được hai bên thống nhất trong hợp đồng.

Thuê xe nâng cần những giấy tờ gì?

+ Doanh nghiệp thường cần cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp, thông tin người ký hợp đồng và thông tin xuất hóa đơn nếu có nhu cầu. Hồ sơ cụ thể có thể thay đổi theo từng hợp đồng.

Bao lâu thì có thể nhận xe?

+ Nếu xe có sẵn và hai bên đã thống nhất đầy đủ về giá, hợp đồng và địa điểm bàn giao, thời gian nhận xe có thể khá nhanh. Những trường hợp cần khảo sát hoặc điều chuyển xe sẽ cần thêm thời gian chuẩn bị.

Khi xe bị hỏng trong thời gian thuê thì xử lý thế nào?

+ Trách nhiệm sửa chữa và phương án xử lý phụ thuộc vào nguyên nhân sự cố và điều khoản hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp nên thống nhất rõ nội dung này trước khi nhận xe.

Có thể thuê nhiều loại xe cùng lúc không?

+ Có. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều dòng xe theo từng khu vực làm việc, chẳng hạn xe nâng tay điện cho vận chuyển pallet, xe nâng điện cho kho trong nhà và xe nâng dầu cho khu vực ngoài trời.